Unternehmen entsenden Mitarbeiter oft zu Konferenzen, Meetings oder anderen Standorten. Arbeitgeber übernehmen häufig Reisekosten; der Zuschuss für Unterkunft, Verpflegung & sonstige Ausgaben heißt Per Diem. Der IRS legt standardisierte Per-Diem-Sätze fest.
Der IRS verlangt, nicht-geldwerte Zusatzleistungen im Arbeitnehmereinkommen zu erfassen. Beispiel: Privatnutzung Dienstwagen = steuerpflichtiger Vorteil. Für Dienstreisen darf der Arbeitgeber einen bestimmten Per-Diem-Betrag vom Lohn steuerfrei stellen. Dieser maximal ausschließbare Betrag ist der Per-Diem-Satz.
Sätze variieren je Stadt in den kontinentalen USA (CONUS). Für kleinere Städte ohne eigenen Satz gilt der Standard-CONUS-Satz. Laut U.S. General Services Administration (Stand Juli 2011): 77 $ Unterkunft + 46 $ Verpflegung/sonstige = 123 $/Tag steuerfrei erstattbar.
Für Großstädte als häufige Reiseziele setzt die GSA eigene Sätze fest, prüft jährlich. Diese sind oft deutlich höher als der Standardsatz – mehr steuerfreie Erstattung. IRS-Daten: Viele Metropolen (Washington D.C., New York, San Francisco) ≥200 $.
Hohe Lebenshaltungskosten, teure Hotels/Restaurants → höhere Per-Diem-Sätze. GSA-Onlinetool: Suche nach Bundesstaat, Stadt, PLZ. Nicht gelistete Städte = Standardsatz.
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