Dienstreise für den Chef organisieren: Checkliste für Assistenten

Die eigene Reise zu buchen ist einfach – man kennt die Vorlieben. Für den Chef wird’s kritisch, wenn Details fehlen. Ziel: Perfekter Ablauf. Deshalb: Jede Reservierung doppelt prüfen, Rückfragen stellen.

6 Schritte zur perfekten Geschäftsreise

1. Briefing einholen: Abflugzeit, Transportart (Flug/Zug/Auto), Termine (Konferenz, Meetings), Freizeitwünsche, diätetische Bedürfnisse, Hotel-Präferenzen (Kette, Lage, Zimmerkategorie).
2. Flug/Zug buchen: Online passende Verbindungen suchen. Früh buchen (Preis/Verfügbarkeit). Chef fragen: Fenster/Gang, Business/First Class. Vor Buchung: Ausgewählte Option zur Freigabe vorlegen (Screenshot/PDF). Vielfliegernummer nutzen.
3. Hotel wählen & buchen: Nahe Veranstaltungsort, Shuttle-Service falls kein Mietwagen. Check-in/Check-out Zeiten mitteilen. Ausstattung prüfen: Fitness, Kingsize-Bett, Minibar, WLAN, Arbeitsplatz.
4. Zusatzbuchungen: Dinner-Reservierungen, Konferenz-Registrierung, Mietwagen (Kategorie, Versicherung, Tankregelung). Immer Chefs Präferenz erfragen, nicht voraussetzen.
5. Reiseplan (Itinerary) erstellen: Strukturiertes Dokument (PDF/Print):
   – Abreisetag: Flugnummern, Flughäfen, Zeiten (Ortszeit!).
   – Bei Autofahrt: Routenplaner-Ausdruck / Offline-Karten.
   – Hotel: Name, Adresse, Telefon, Buchungsnummer.
   – Termine: Ort, Zeit, Ansprechpartner, Telefon.
   – Restaurants/Cafés in der Nähe (für schnelle Mahlzeiten).
   – Notfallnummern: Botschaft, Firmen-Notfall, Versicherung.
6. Alle Reservierungen 1 Tag vor Abreise reconfirmieren: Flugstatus, Hotel, Mietwagen, Termine. Letzte Änderungen kommunizieren.

Pro-Tipp: Digitalen Reiseordner (z. B. TripIt, Google Drive Ordner) mit allen Bestätigungen, Scans (Pass, Visum, Versicherung) teilen – Chef hat alles auf dem Handy.