Wie die meisten großen US-Fluggesellschaften verwaltet American Airlines die Flugzeiten seiner Piloten über ein sogenanntes „Reserve-System“. Grob gesagt wird jedem Piloten eine bestimmte Menge an „garantierten“ Flugstunden zugewiesen, und es gibt eine deckelnde Monatshöchstgrenze für die Flugstunden. Zwar mag das System auf den ersten Blick komplex wirken, doch lässt es sich durch die Aufschlüsselung in seine Grundbestandteile leicht verstehen.
Die Basis des Reserve-Systems bilden die „Sequenzen“ (Flugpläne). American Airlines weist jedem Piloten monatlich eine feste Flugsequenz zu, die sein garantiertes Einkommen darstellt. Um diese Garantie abzusichern, gibt es den „Sequence Protection“: Die Airline entschädigt Piloten auch dann, wenn Wetter oder andere Störungen den planmäßigen Flugbetrieb unterbrechen.
American setzt ein Standard-Maximum an Flugstunden pro Monat fest, um Verluste auszugleichen, die durch die Bezahlung nicht geflogener Stunden unter „Sequence Protection“ entstehen. Das monatliche „Make-up“-Maximum hingegen legt fest, wie viele Stunden ein Pilot insgesamt fliegen darf – einschließlich Nachholstunden für verpasste Flüge aus Vormonaten. Das Make-up-Maximum setzt sich aus dem Standardmaximum plus den ausgewiesenen Nachholstunden zusammen.
Erhält ein Pilot seinen Dienstplan, kann er bestimmte Strecken, die er nicht fliegen möchte, anderen Piloten anbieten. Interessierte können sich bewerben, diese Strecken zu übernehmen oder eine eigene Strecke einzutauschen. Dabei gilt: Piloten mit höherer Seniorität haben Vorrang. Dasselbe Senioritätsprinzip greift, wenn American Airlines selbst zusätzliche Fluggelegenheiten ausschreibt.
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