Hotel-RFP (Request for Proposal) professionell schreiben – Vorlage & Checkliste
Für Firmenveranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Incentives oder Großveranstaltungen (Hochzeiten, Jubiläen) ist ein strukturiertes RFP der Schlüssel zu vergleichbaren, fairen Angeboten. Hotels lieben vollständige RFPs – sie antworten schneller & besser.
Struktur eines professionellen Hotel-RFP
1. Deckblatt (Cover Page)
- Titel: „Request for Proposal – [Veranstaltungsname]“
- Veranstalter: Firmenname, Adresse, Logo.
- Ansprechpartner: Name, Titel, E-Mail, Telefon, Mobil.
- Veranstaltungsdaten: Datum (Anreise/Abreise), Art (Tagung, Konferenz, Incentive, Gala).
- RFP-Referenznummer & Ausgabedatum.
- Abgabefrist für Angebote (mind. 3–4 Wochen).
2. Executive Summary / Veranstaltungsprofil
- Hintergrund & Ziel der Veranstaltung.
- Teilnehmerzahl (gesamt, pro Tag, Spitzenwert).
- Profil: Nationalitäten, Hierarchie (C-Level, Fachexperten, Paare), Sprache(n).
- Besonderheiten: VIPs, Barrierefreiheit, Nachhaltigkeitsziele (Green Meeting), Security.
3. Detaillierte Anforderungen (Requirements)
Termine & Zeitplan
- Anreise (Tag, Uhrzeit-Fenster), Abreise.
- Programm-Skizze (Tag für Tag: Plenum, Workshops, Pausen, Abendveranstaltungen).
- Aufbau/Abbau-Zeiten (Technik, Dekoration).
Zimmerkontingent (Room Block)
- Kategorien: EZ, DZ, Suite, Barrierefrei. Anzahl pro Kategorie & Nacht.
- Ankunfts-/Abreisetag (Early Check-in / Late Check-out Bedarf?).
- Freiverkaufsdatum (Release Date): Bis wann ungenutzte Zimmer kostenfrei stornierbar.
- Raten: Einzel-/Doppelbelegung, inkl. Frühstück? Steuern/Service Charge inkl.?
Tagungs- & Veranstaltungsräume
- Plenum: Größe (qm), Bestuhlung (Theater, Klassisch, U-Form, Bankett), max. Pax.
- Breakout-Räume: Anzahl, Größe, Bestuhlungsvarianten.
- Technik inklusive? (Beamer, Leinwand, Ton, WLAN, Videokonferenz, Streaming).
- Tageslicht, Verdunklung, Klima, Akustik, Bodentraglast.
- Außenbereiche (Terrasse, Garten) für Pausen/Abendevents.
Verpflegung (F&B)
- Frühstück: Buffet/à la carte, Zeiten, Special Diets (Vegan, Glutenfrei, Halal, Allergien).
- Mittagessen: Business Lunch, Flying Buffet, BBQ, Lunchpakete.
- Kaffeepausen: Vormittags/Nachmittags (süß/herzhaft, Kaffee/Tee/Wasser/Säfte).
- Abendveranstaltungen: Gala Dinner, BBQ, Themenbuffet, Flying Dinner. Getränkepakete (offen/limitiert).
- Mindestumsatz (Food & Beverage Minimum) – verhandelbar!
Zusatzleistungen (Additional Requests)
- AV-Technik (Zusatz: Dolmetscher-Kabinen, Simultandolmetschen, Livestream, Recording).
- Parkplätze (Anzahl, Kosten, E-Ladesäulen).
- Shuttle (Flughafen, Bahnhof, Location-Hopping).
- Wellness/Fitness/Pool-Zugang für Teilnehmer.
- WLAN (dedizierte Bandbreite für Hybrid-Events).
- Nachhaltigkeit: Zertifizierungen (Green Globe, EU Ecolabel), Mülltrennung, Regionales Essen, CO2-Reporting.
4. Budget & Konditionen
- Maximalbudget pro Person / gesamt (optional, aber hilft Hotels bei Angebotskalkulation).
- Zahlungsbedingungen: Anzahlung (%), Fälligkeit Rest, Stornostaffel (z. B. 90/60/30/14 Tage).
- Vertragsart: Einzelvertrag oder Rahmenvertrag (für Serienevents).
- Haftung & Versicherung: Hotel-Haftpflicht, Veranstalter-Haftpflicht.
5. Bewertungsmatrix (Evaluation Criteria) – für Ihre Entscheidung
Gewichtung vorab festlegen (Summe 100 %):
| Kriterium | Gewicht | Bewertung (1–5) |
|---|
| Gesamtpreis (Zimmer + F&B + Miete + Technik) | 30 % | |
| Lage & Erreichbarkeit (ÖPNV, Flughafen, Parken) | 15 % | |
| Raumqualität & Technik | 20 % | |
| F&B Qualität & Flexibilität (Diäten, Regionalität) | 15 % | |
| Service & Referenzen (ähnliche Events) | 10 % | |
| Nachhaltigkeit / CSR | 5 % | |
| Vertragsflexibilität (Storno, Änderungen) | 5 % | |
6. Anhänge
- Detaillierter Zeitplan (Excel).
- Technischer Rider (falls komplex).
- Teilnehmerliste (vorläufig, anonymisiert).
- Nachhaltigkeits-Anforderungen (Detail).
Prozess & Timeline
- RFP finalisieren & an 5–8 Hotels senden (Ziel: 3–5 Angebote).
- Fragenfrist (1 Woche) → Klärung per E-Mail/Q&A-Dokument an alle.
- Angebotsfrist (Datum).
- Vergleich mit Matrix → Shortlist (2–3).
- Verhandlung (Preis, F&B Minimum, Storno, Upgrades).
- Entscheidung & Vertragsunterzeichnung.
- Absage an unterlegene Hotels (professionell, Feedback optional).
Tools & Vorlagen
- Cvent / EventMobi / MeetingPackage: Profi-RFP-Tools (kostenpflichtig).
- Kostenlos: Excel-Vorlage (eigene), MPI (Meeting Professionals International) Ressourcen, GBTA Vorlagen.
- Deutscher Hotelverband (IHA): Musterverträge, AGB.
Häufige Fehler vermeiden
- Unklare Teilnehmerzahlen („ca. 50–100“) → Hotels kalkulieren konservativ = teurer.
- F&B Minimum nicht verhandeln → oft 30–50 % verhandelbar.
- Technik nicht spezifizieren → teure Nachbestellung vor Ort.
- Keine Freiverkaufs-Frist → Zimmerblock verfällt früh / Hotel hält lange blockiert.
- Nachhaltigkeit nicht fragen → Greenwashing oder verpasste Chance.
