Wie man eine Unternehmensreise-Richtlinie festlegt

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Geschäftsreisen unternimmt, wissen Sie, dass Reisen schnell zu einem Ihrer größten Ausgabenposten werden können. Die Einrichtung einer Unternehmensreise-Richtlinie ist der beste Weg, um Kosten niedrig zu halten und Ihre Mitarbeiter auf denselben Stand zu bringen. Eine Reisepolitik stellt sicher, dass Menschen Grenzen und Leitlinien haben, die sie bei der Planung von Reisen nutzen können. Zudem kann Ihr Unternehmen mit den richtigen Verträgen am Jahresende Rabatte und Rückvergütungen erhalten. Wie viel Sie erhalten, hängt von der Reisehäufigkeit ab. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Unternehmensreise-Richtlinie aufstellen, die allen Beteiligten nützt.

Anleitung

1. Erstellen Sie eine Liste der Städte, in denen Ihr Unternehmen typischerweise Geschäfte tätigt. Ermitteln Sie, welche Airlines alle benötigten Ziele anfliegen. Kontaktieren Sie jede gewählte Airline und fragen Sie einen Vertreter nach einem Firmenvertrag. Schätzen Sie mithilfe Ihres früheren Reisebudgets, wie viele Reisen Ihr Unternehmen pro Jahr unternimmt. Teilen Sie dem Vertriebsmitarbeiter mit, wie viel Geld Ihr Unternehmen für Reisen ausgibt. Lassen Sie ihn die geschätzte Anzahl der Reisen für das kommende Jahr wissen. Fragen Sie, was die Airline für Sie tun kann, wenn Sie ausschließlich mit ihrem Carrier fliegen. Airlines können ein paar Einsparoptionen anbieten. Kontaktieren Sie mehrere Airlines und vergleichen Sie. Rechnen Sie nach und entscheiden Sie, welche Option den größten Rabatt bietet. Lassen Sie sich den Deal schriftlich geben.

2. Wiederholen Sie den Verhandlungsprozess mit Mietwagen- und Hotelanbietern. Behalten Sie jedoch mindestens je zwei Mietwagen- und Hotelanbieter. Man weiß nie, wann diese überbucht sein können.

3. Schreiben Sie es auf. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter oder Ihren Firmenreisebüro, alle Details Ihrer neuen Reise-Richtlinien und -Verfahren aufzuschreiben. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, dass sie Ihre ausgehandelten Vereinbarungen einhalten sollen. Machen Sie es zur Firmenpolitik, dass Reisen nur über Ihre bevorzugten Anbieter gebucht werden. Finden Sie einen Weg, dies durchzusetzen, indem Sie Reisen überprüfen und ein Genehmigungssystem einrichten. Sie wollen Ihre Mitarbeiter nicht durch zu viel Strenge überfordern, aber erklären Sie den Grund, warum all dies zum Nutzen aller befolgt werden sollte.

4. Behalten Sie den Überblick. Bitten Sie die verschiedenen Reiseanbieter, Ihnen einen quartalsweisen Bericht zur Verfolgung der Nutzung zu liefern. Lassen Sie Ihre Buchhaltungsabteilung eine Datenbank mit allen reisebezogenen Ausgaben anlegen. Treffen Sie sich mit Mitarbeitern, die die Richtlinie nicht befolgen, und betonen Sie die Wichtigkeit der Kosteneinsparungen. Ihr Unternehmen kann durch die Einhaltung einer ausgehandelten Reisepolitik Tausende von Dollar pro Jahr sparen.

5. Nutzen Sie ein Reisebüro. Wenn Sie kein firmeninternes Reisebüro haben, suchen Sie eine Agentur, die auf Geschäftsreisen spezialisiert ist. Informieren Sie Ihren Agenten über Ihre bevorzugten Carrier und Verträge. Ihr Reisebüro kann dann all Ihren Mitarbeitern helfen, wenn sie Geschäftsreisen buchen. Das wird von Ihren Mitarbeitern geschätzt, da es ihnen viel Arbeit abnimmt, und es gibt Ihnen die Ruhe, dass Ihre Unternehmensreise-Richtlinie durchgesetzt wird.