Hotelreservierung im Ausland per Fax: Sicher & professionell

Trotz E-Mail & Online-Buchung nutzen viele kleine Hotels, Pensionen & B&Bs im Ausland noch Fax. So faxen Sie professionell, klar & kreditkartensicher.

Benötigte Ausstattung

• PC mit Textverarbeitung (Word, LibreOffice, Notepad)
• Drucker
• Faxgerät / Online-Fax-Dienst (z. B. eFax, Fax.Plus, SRFax)
• Hotelfaxnummer (mit Ländervorwahl!)
• Kreditkarte

Anleitung: 7 Schritte zum faxierten Zimmer

1. Dokument erstellen: Textprogramm öffnen, sauberes Layout (DIN A4, Rand 2 cm, Schrift 11–12 pt, z. B. Arial/Calibri).

2. Inhalt strukturieren:
   • Ihr Name (wie im Pass)
   • Ihre Faxnummer (mit Ländervorwahl, für Rückfax)
   • Personenanzahl
   • Anreisedatum & voraussichtliche Uhrzeit
   • Anzahl Nächte
   • Zimmerkategorie (Einzel/Doppel/Suite, Meerblick etc.)
   • Sonderwünsche: Eigenes Bad, Balkon, Nichtraucher, barrierefrei, Babybett.

3. Rückbestätigung erbeten: Zeile am Ende: „Bitte faxen Sie mir eine Bestätigung, ob das gewünschte Zimmer verfügbar ist, sowie den Endpreis pro Nacht.“

4. Klar & einfach formulieren: Einfaches Englisch (Short sentences, no idioms). Vermeiden Sie Fachjargon. Beispiel: „I would like to book a double room with balcony for 2 persons from March 15 to March 22. Please confirm availability and total price.“

5. Drucken & Faxen: Ausdruck prüfen (Lesbarkeit, vollständige Nummer). Fax senden – Sendeprotokoll aufbewahren.

6. Bei Zusage: Kreditkartendaten & Bestätigung faxen: Neues Blatt: Name, Kreditkartennummer, Ablaufdatum, Kartenprüfnummer (CVC), Bitte um schriftliche Bestätigung mit genanntem Preis. Während der Geschäftszeiten des Hotels faxen (Zeitzone beachten!) – erhöht Chance auf sofortige Bearbeitung.

7. Bestätigung mitnehmen: Ausgedrucktes Bestätigungsfax bei Anreise vorzeigen – sichert zugesagten Preis & Zimmerkategorie.

Sicherheitshinweis: Kreditkartendaten niemals im ersten Anfrage-Fax mitschicken! Erst nach Verfügbarkeitsbestätigung. Online-Fax-Dienste bieten verschlüsselte Übertragung – sicherer als analoges Fax im Hotel-Büro.